Processo 4.1. Validar a Entrega Final do Projeto

Objetivo:

 Realizar a validação da Entrega Final do Projeto

Entrada(s):

 -PAP

-Cronograma

-Relatório de Status

Descrição:

 Validar se a entrega do Projeto está de acordo com o que foi definido no planejamento.

Saída(s):

 – Entrega Final Validada ou  Solicitações de Mudanças

 Processo 4.2. Encerrar o Projeto

Objetivo:

 Realizar o encerramento do Projeto

Entrada(s):

 -PAP

– Entregas Validadas

Descrição:

 É o processo de finalização de todas as atividades de todos os grupos de processos no intuito de encerrar formalmente o Projeto.

Saída(s):

 – Registro da Finalização do Projeto e das Lições Aprendidas

 Processo 3.1. Monitorar e Controlar o Projeto

Objetivo:

 Monitorar e Controlar os Trabalhos do Projeto

Entrada(s):

 – PAP

–  Relatório de Status (Status Report), gerado ao final de cada mês de execução do Projeto

Descrição:

 Acompanhar a execução do projeto identificando possíveis desvios em relação ao que foi planejado.O controle realizado pelo Líder do Programa deve contemplar principalmente as área de conhecimento: escopo, custos e prazos.O controle do escopo e prazos poderá ser realizado em um cronograma, que contém a lista de atividades e os prazos planejados e realizados.O controle dos custos poderá ser realizado em planilha específica, conforme Planilha de Gerenciamento de Custos.

Saída(s):

– Solicitações de Mudanças

– Atualizações dos Documentos do Projeto

– Registro das Lições Aprendidas

 Processo 3.2. Entregar Relatórios de Status

 Entregar um Relatório de Status com informações sobre o andamento do projeto.

Entrada(s):

– Plano de Ação do Projeto (PAP)

– Informações de Desempenho do Projeto

Descrição:

 Elaborar relatórios de Status informando o progresso do projeto.

Periodicidade:

 Mensal

Saída(s):

 Relatório de Status

 Processo 3.3. Formalizar Entregas

Objetivo:

 Formalização das entregas do projeto

Entrada(s):

– PAP

– Informações de Conclusão de Etapas do Projetos

Descrição:

 Registrar formalmente cada entrega do projeto. A formalização das entregas é extremamente importante para garantir que as etapas realizadas no projeto foram entregues satisfatoriamente, atendendo a expectativa do cliente.

Saída(s):

 – Entregas validadas

 Processo 3.4. Gerenciar Mudanças

Objetivo:

 Gerenciar as Solicitações de Mudanças

Entrada(s):

– PAP

– Solicitações de Mudanças

Descrição:

 Gerenciar todas necessidades de mudanças do projeto, avaliando o seu impacto nos custos e prazos previstos, formalizando as alterações no planejamento do projeto.

Saída(s):

 – Solicitações de Mudanças Aprovadas ou Rejeitadas

 Processo 2.1. Identificar Fontes de Recursos

Objetivo:

 Identificar oportunidades de captação de recursos.

Entrada(s):

– Plano de Ação do Projeto – PAP

– Informações de fontes de recursos nacionais e internacionais, governamentais e não – governamentais

Descrição:

 Verificar as oportunidades de captação de recursos nacionais e internacionais, governamentais e não-governamentais e a necessidade de elaboração de projetos de captação de recursos.

Saída(s):

 – Fontes de Recursos identificadas.

 Processo 2.2. Elaborar os Projetos para Captação de Recursos – Proposta de Trabalho

Objetivo:

 Elaborar  e obter a aprovação da Proposta de Trabalho.

Entrada(s):

– Plano de Ação do Projeto – PAP

– Fontes de Recurso identificadas

Descrição:

Elaborar os projetos de Captação de Recursos de acordo com a metodologia específica da fonta financiadora. A Proposta de Trabalho deve conter :

– Descrição do objeto a ser executado;

– Justificativa;

– Estimativa dos recursos financeiros;

– Previsão de prazo para a execução;

– Informações relativas à capacidade técnica e gerencial do proponente para execução do objeto.

Saída(s):

  – Proposta de Trabalho

 Processo 2.3. Elaborar os Projetos para Captação de Recursos – Plano de Trabalho

Objetivo:

 Elaborar e obter a Aprovação do Plano de Trabalho

Entrada(s):

– PAP – Plano de Ação do Projeto

– Proposta de Trabalho

Descrição:

Elaborar o Plano de Trabalho com os seguintes itens:

– Justificativa para a celebração do instrumento;

– Descrição completa do objeto a ser executado;

– Descrição das metas a serem atingidas;

– Definição das etapas ou fases da execução;

– Cronograma de execução do objeto (cronograma físico);

– Cronograma de desembolso;

– Plano de aplicação dos recursos a serem desembolsados pelo concedente e da contrapartida financeira do proponente.

Saída(s):

 Plano de Trabalho

 Processo 2.4. Firmar os Convênios

Objetivo:

 Firmar o convênio ( ou instrumento legal) com a Fonte de Recurso identificada e projeto aprovado

Entrada(s):

– Projeto de Captação de Recursos Aprovado (Proposta de Trabalho e Plano de Trabalho);

– Processo de convênio firmado ou do instrumento a ser pactuado;

– Legislação vigente  – licitações, convênios e outras:

* Leis estaduais;

* Lei Federal Nº 8.666/93;

* Portaria Interministerial Nº 507/2011( quando convênio federal).

Descrição:

Entende-se um convênio, ou instrumento similar, como um acordo voluntário firmado entre concedente e convenente visando a obtenção de um resultado desejado entre as partes.

O convênio requer duas formas de desembolso financeiro – uma do concedente (aproximadamento 80 a 90% do valor total do convênio) e outra do convenente (aproximadamento 10% a 20% do valor total do convênio).

É comum a exigência de contrapartida (recursos do convenente) como forma de comprometimento financeiro com o objeto do convênio. A contrapartida, quando financeira, deverá ser depositada em conta bancária específica do convênio,aberta para este fim, além de ter previsão orçamentária e a autorização governamental de depósito do montante devido ao convenente.

É importante ressaltar que, embora não usual, alguns concedentes aceitam contrapartida não financeira, ou seja, em bens e serviços, devendo estes ser valorados para mensurar financeiramente o aporte de recursos do convenente.

O planejamento das aquisições deverá ser efetuado segundo o plano de trabalho aprovado, respeitada a legislação vigente.

A execução do termo pactuado deverá ser efetuada, gerenciada  com envio de relatórios parciais para o acompanhamento do concedente.

Saída(s):

 – Assinatura do Convênio

 Processo 2.5. Executar as ações previstas no Plano de Ação do Projeto do PAI  e no Projeto de Captação de Recursos

Objetivo:

 Executar o Trabalho definido no Plano de Ação e no Projeto de Captação de Recursos

Entrada(s):

– PAP

– Relatório de Status gerado ao final de cada mês de execução do projeto

– Solicitações de Mudanças Aprovadas

– Projeto de Captação de Recursos aprovado

Descrição:

Realização do trabalho definido no PAP para atingir os objetivos definidos para o projeto. Esse processo envolve uma série de atividades, como:

– Executar as atividades para realizar os objetivos do projeto;

– Criar as entregas do projeto;

– Formar, Treinar e Gerenciar os membros da equipe do projeto;

– Obter, gerenciar e usar recursos, inclusive materiais, ferramentas, equipamentos e instalações;

– Implementar os padrões e métodos planejados;

– Gerar dados do projeto tais como: escopo, custos, cronograma e informações sobre o andamento do projeto;

– Gerenciar fornecedores;

– Coletar e documentar lições aprendidas;

Saída(s):

– Entrega das Etapas/Marcos

– Solicitações de Mudanças

– Atualizações do PAP

– Informações sobre o Desempenho do Projeto

– Aquisições de bens e serviços previstos segundo a legislação vigente e as orientações do concedente.

 Processo 2.5.1. Celebrar Aditivos

Objetivo:

 Ajustar o plano de trabalho a novas necessidades, ressalvado o objeto e os requisitos legais.

Entrada(s):

– Solicitação formal do termo aditivo com as devidas justificativas pelo convenente segundo orientações do concedente;

– Análise do concedente;

Descrição:

 Processo de alteração do plano de trabalho, ressalvado o objeto e os requisitos legais.

Saída(s):

– Aprovação do Termo pelo concedente e assinatura do Aditivo pelas partes;

– Formalização legal e publicidade do termo aditivo nos termos da lei;

 Processo 2.6. Distribuir Informações

Objetivo:

 Distribuir as Informações às Partes Interessadas do Projeto – Dirigente do Órgão, Líder, Responsáveis pelas Ações, monitores.

Entrada(s):

 – PAP (Informações das Partes Interessadas)

Descrição:

 – Gerar e distribuir as informações sobre o andamento do projeto às partes interessadas. A distribuição das informações faz parte do gerenciamento das expectativas dos envolvidos e contribui para a boa comunicação das informações do projeto.

Saída(s):

 – Informações sobre o Projeto

 Processo 2.7. Efetuar Prestação de contas

Objetivo:

 Efetuar a prestação de contas do termo pactuado ( convênio, termo de parceria, acordo de cooperação ).

Entrada(s):

 – Relatório de prestação de contas efetuado pelo convenente segundo acordo firmado, legislação vigente e as regras pactuadas com o concedente.

Descrição:

Apresentação pelo convenente dos anexos e documentos pertinentes aoconvênio firmado, sistematizados sob a forma de processo e submetidosà apreciação do órgão concedente para aprovação ou não dos gastos realizados.

Prestar contas significa demonstrar a correta e regular aplicação dos recursos. Para tanto, não basta ao administrador público comprovar a execução do objeto, ele deve demonstrar, também, que o realizou com os recursos destinados para tal e com obediência às normas legais aplicáveis à matéria. Essa é a essência do dever de prestar contas.

Saída(s):

– Prestação de Contas realizada

– Prestação de Contas aprovada

 Processo 1.1:Elaborar o Plano de Ação do Projeto

 Objetivo:

 Realizar o planejamento do Projeto

 Entrada(s):

– Plano Plurianual (PPA)

– Contratos existentes

– Normas, Diretrizes e Leis relacionadas

 Descrição:

 O Plano de Ação do Projeto é o documento principal produzido ao final deste processo. Ele conterá informações relativas ao Gerenciamento do Escopo, Tempo, Custos e Recursos Humanos para o Projeto.

 Saída(s):

 – Plano de Ação do Projeto – PAP

 Processo 1.1.1. Definir o Escopo 

 Objetivo:

 Definir o que o Projeto irá fazer, quais serão as entregas, e as etapas para sua execução

 Entrada(s):

 – Requisitos do Projeto e dos Produtos (entregas)

 Descrição:

 Processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. Para realizar o detalhamento do escopo é necessário decompor as informações em partes menores no intuito de se obter um melhor entendimento sobre o escopo do projeto. Caso necessário pode ser criada uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP) para se ter uma melhor compreensão do escopo. A EAP nada mais é do que uma estrutura hierárquica do trabalho a ser realizado para a entrega do projeto.

 Saída(s):

 -PAP atualizado com informações de escopo, entregas e etapas (Linha de Base do Escopo – Primeiro planejamento definido para o Escopo do Projeto).

 Processo 1.1.2. Elaborar o Cronograma 

 Objetivo:

 Adicionar informações sobre etapas, datas e marcos que reflitam o período de realização das ações do projeto.

 Entrada(s):

– PAP (com informações do Escopo)

– Informações de Disponibilidade de Recursos

 Descrição:

Processo responsável por:

– Seqüenciar as atividades;

– Estimar durações e recursos necessários;

Definir os Marcos do Projeto (Pontos de Controle)

  Saída(s):

 – PAP atualizado com informações do Cronograma (Linha de Base do Cronograma – Primeiro planejamento definido para o Cronograma do Projeto).

 Processo 1.1.3. Planejar Custos 

 Objetivo:

 Estimar e detalhar os custos das etapas.

  Entrada(s):

 – PAP (com informações do Escopo e Cronograma)

 Descrição:

 Processo de desenvolvimento de uma estimativa dos recursos financeiros necessários para executar as atividades do projeto. A estimativa destes recursos deve ser realizada com o auxílio de especialistas, ou através de estimativas análogas a projetos semelhantes.

 Saída(s):

 – PAP atualizado com o Orçamento do Projeto (Linha de Base dos Custos – Primeiro planejamento definido para os Custos do Projeto).

 Processo 1.1.4. Definir a Equipe 

 Objetivo:

 Definir a Equipe do Projeto.

  Entrada(s):

 – Lista de Superintendências e Órgãos envolvidos na execução do projeto

  Descrição:

 Processo de escolha das pessoas que realizarão as entregas previstas no escopo.

 Saída(s):

 – PAP atualizado com informações da Equipe inicial.

Processo 1.2. Consolidar o Plano de Ação do Projeto

Objetivo:

Consolidar e Formalizar o Plano de Ação do Projeto

Entrada(s):

– PAP (completamente preenchido com informações de escopo, tempo, custos e recursos humanos)

 Descrição:

A elaboração do Plano de Ação do Projeto pode sofrer mudanças durante sua elaboração para adequar a possíveis novas realidades do projeto. Para tanto, ao final, é necessário que todos os envolvidos estejam de acordo com o plano desenhado. O Plano então é aprovado em uma reunião inicial do projeto (Kick-off) para iniciar-se a execução.

Saída(s):

– PAP aprovado.

Status

Descrição

Projeto não iniciado aguardando alguma providência para execução.

Projeto com ações já em execução / em andamento.

Projeto concluído com ações já realizadas.

Projeto suspenso por algum motivo justificável, porém há intenção para sua realização.

Projeto não executado por não haver interesses para sua realização.

Grupo de Processo

Descrição

 1. INICIAÇÃO / PLANEJAMENTO

Grupo de Processos inicial do projeto, quando uma determinada necessidade é identificada e transformada em um problema estruturado a ser resolvido. Nesse momento é detalhado tudo aquilo que será realizado pelo projeto, incluindo cronogramas, interdependências entre atividades, alocação dos recursos envolvidos, análise de custos, entre outras, para que, ao final dessa fase, o projeto esteja suficientemente detalhado para ser executado.

 2 . EXECUÇÃO
  

 Processo de realização do trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para atingir o seu objetivo. Envolve coordenar pessoas e recursos e também integrar e executar as atividades do projeto em conformidade com o planejamento.

 3. MONITORAMENTO E CONTROLE

 Processo de acompanhamento, avaliação e regulação do progresso para atender aos objetivos de desempenho do projeto. Tem como objetivo acompanhar e controlar o que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas.

 4. ENCERRAMENTO

  Finalização de todas as atividades que constituem o gerenciamento do projeto, devendo, portanto verificar se os processos definidos estão completos. É ainda a fase em que a execução dos trabalhos é avaliada, os documentos do projeto são encerrados, e as falhas ocorridas são discutidas e analisadas.

 Um projeto pode apresentar os seguintes status:

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