AdministraçãoSEAD

 Processo 4.1. Validar a Entrega Final do Projeto

Objetivo:

 Realizar a validação da Entrega Final do Projeto

Entrada(s):

 -PAP

-Cronograma

-Relatório de Status

Descrição:

 Validar se a entrega do Projeto está de acordo com o que foi definido no planejamento.

Saída(s):

 – Entrega Final Validada ou  Solicitações de Mudanças

 Processo 4.2. Encerrar o Projeto

Objetivo:

 Realizar o encerramento do Projeto

Entrada(s):

 -PAP

– Entregas Validadas

Descrição:

 É o processo de finalização de todas as atividades de todos os grupos de processos no intuito de encerrar formalmente o Projeto.

Saída(s):

 – Registro da Finalização do Projeto e das Lições Aprendidas

 Processo 3.1. Monitorar e Controlar o Projeto

Objetivo:

 Monitorar e Controlar os Trabalhos do Projeto

Entrada(s):

 – PAP

–  Relatório de Status (Status Report), gerado ao final de cada mês de execução do Projeto

Descrição:

 Acompanhar a execução do projeto identificando possíveis desvios em relação ao que foi planejado.O controle realizado pelo Líder do Programa deve contemplar principalmente as área de conhecimento: escopo, custos e prazos.O controle do escopo e prazos poderá ser realizado em um cronograma, que contém a lista de atividades e os prazos planejados e realizados.O controle dos custos poderá ser realizado em planilha específica, conforme Planilha de Gerenciamento de Custos.

Saída(s):

– Solicitações de Mudanças

– Atualizações dos Documentos do Projeto

– Registro das Lições Aprendidas

 Processo 3.2. Entregar Relatórios de Status

 Entregar um Relatório de Status com informações sobre o andamento do projeto.

Entrada(s):

– Plano de Ação do Projeto (PAP)

– Informações de Desempenho do Projeto

Descrição:

 Elaborar relatórios de Status informando o progresso do projeto.

Periodicidade:

 Mensal

Saída(s):

 Relatório de Status

 Processo 3.3. Formalizar Entregas

Objetivo:

 Formalização das entregas do projeto

Entrada(s):

– PAP

– Informações de Conclusão de Etapas do Projetos

Descrição:

 Registrar formalmente cada entrega do projeto. A formalização das entregas é extremamente importante para garantir que as etapas realizadas no projeto foram entregues satisfatoriamente, atendendo a expectativa do cliente.

Saída(s):

 – Entregas validadas

 Processo 3.4. Gerenciar Mudanças

Objetivo:

 Gerenciar as Solicitações de Mudanças

Entrada(s):

– PAP

– Solicitações de Mudanças

Descrição:

 Gerenciar todas necessidades de mudanças do projeto, avaliando o seu impacto nos custos e prazos previstos, formalizando as alterações no planejamento do projeto.

Saída(s):

 – Solicitações de Mudanças Aprovadas ou Rejeitadas

 Processo 2.1. Identificar Fontes de Recursos

Objetivo:

 Identificar oportunidades de captação de recursos.

Entrada(s):

– Plano de Ação do Projeto – PAP

– Informações de fontes de recursos nacionais e internacionais, governamentais e não – governamentais

Descrição:

 Verificar as oportunidades de captação de recursos nacionais e internacionais, governamentais e não-governamentais e a necessidade de elaboração de projetos de captação de recursos.

Saída(s):

 – Fontes de Recursos identificadas.

 Processo 2.2. Elaborar os Projetos para Captação de Recursos – Proposta de Trabalho

Objetivo:

 Elaborar  e obter a aprovação da Proposta de Trabalho.

Entrada(s):

– Plano de Ação do Projeto – PAP

– Fontes de Recurso identificadas

Descrição:

Elaborar os projetos de Captação de Recursos de acordo com a metodologia específica da fonta financiadora. A Proposta de Trabalho deve conter :

– Descrição do objeto a ser executado;

– Justificativa;

– Estimativa dos recursos financeiros;

– Previsão de prazo para a execução;

– Informações relativas à capacidade técnica e gerencial do proponente para execução do objeto.

Saída(s):

  – Proposta de Trabalho

 Processo 2.3. Elaborar os Projetos para Captação de Recursos – Plano de Trabalho

Objetivo:

 Elaborar e obter a Aprovação do Plano de Trabalho

Entrada(s):

– PAP – Plano de Ação do Projeto

– Proposta de Trabalho

Descrição:

Elaborar o Plano de Trabalho com os seguintes itens:

– Justificativa para a celebração do instrumento;

– Descrição completa do objeto a ser executado;

– Descrição das metas a serem atingidas;

– Definição das etapas ou fases da execução;

– Cronograma de execução do objeto (cronograma físico);

– Cronograma de desembolso;

– Plano de aplicação dos recursos a serem desembolsados pelo concedente e da contrapartida financeira do proponente.

Saída(s):

 Plano de Trabalho

 Processo 2.4. Firmar os Convênios

Objetivo:

 Firmar o convênio ( ou instrumento legal) com a Fonte de Recurso identificada e projeto aprovado

Entrada(s):

– Projeto de Captação de Recursos Aprovado (Proposta de Trabalho e Plano de Trabalho);

– Processo de convênio firmado ou do instrumento a ser pactuado;

– Legislação vigente  – licitações, convênios e outras:

* Leis estaduais;

* Lei Federal Nº 8.666/93;

* Portaria Interministerial Nº 507/2011( quando convênio federal).

Descrição:

Entende-se um convênio, ou instrumento similar, como um acordo voluntário firmado entre concedente e convenente visando a obtenção de um resultado desejado entre as partes.

O convênio requer duas formas de desembolso financeiro – uma do concedente (aproximadamento 80 a 90% do valor total do convênio) e outra do convenente (aproximadamento 10% a 20% do valor total do convênio).

É comum a exigência de contrapartida (recursos do convenente) como forma de comprometimento financeiro com o objeto do convênio. A contrapartida, quando financeira, deverá ser depositada em conta bancária específica do convênio,aberta para este fim, além de ter previsão orçamentária e a autorização governamental de depósito do montante devido ao convenente.

É importante ressaltar que, embora não usual, alguns concedentes aceitam contrapartida não financeira, ou seja, em bens e serviços, devendo estes ser valorados para mensurar financeiramente o aporte de recursos do convenente.

O planejamento das aquisições deverá ser efetuado segundo o plano de trabalho aprovado, respeitada a legislação vigente.

A execução do termo pactuado deverá ser efetuada, gerenciada  com envio de relatórios parciais para o acompanhamento do concedente.

Saída(s):

 – Assinatura do Convênio

 Processo 2.5. Executar as ações previstas no Plano de Ação do Projeto do PAI  e no Projeto de Captação de Recursos

Objetivo:

 Executar o Trabalho definido no Plano de Ação e no Projeto de Captação de Recursos

Entrada(s):

– PAP

– Relatório de Status gerado ao final de cada mês de execução do projeto

– Solicitações de Mudanças Aprovadas

– Projeto de Captação de Recursos aprovado

Descrição:

Realização do trabalho definido no PAP para atingir os objetivos definidos para o projeto. Esse processo envolve uma série de atividades, como:

– Executar as atividades para realizar os objetivos do projeto;

– Criar as entregas do projeto;

– Formar, Treinar e Gerenciar os membros da equipe do projeto;

– Obter, gerenciar e usar recursos, inclusive materiais, ferramentas, equipamentos e instalações;

– Implementar os padrões e métodos planejados;

– Gerar dados do projeto tais como: escopo, custos, cronograma e informações sobre o andamento do projeto;

– Gerenciar fornecedores;

– Coletar e documentar lições aprendidas;

Saída(s):

– Entrega das Etapas/Marcos

– Solicitações de Mudanças

– Atualizações do PAP

– Informações sobre o Desempenho do Projeto

– Aquisições de bens e serviços previstos segundo a legislação vigente e as orientações do concedente.

 Processo 2.5.1. Celebrar Aditivos

Objetivo:

 Ajustar o plano de trabalho a novas necessidades, ressalvado o objeto e os requisitos legais.

Entrada(s):

– Solicitação formal do termo aditivo com as devidas justificativas pelo convenente segundo orientações do concedente;

– Análise do concedente;

Descrição:

 Processo de alteração do plano de trabalho, ressalvado o objeto e os requisitos legais.

Saída(s):

– Aprovação do Termo pelo concedente e assinatura do Aditivo pelas partes;

– Formalização legal e publicidade do termo aditivo nos termos da lei;

 Processo 2.6. Distribuir Informações

Objetivo:

 Distribuir as Informações às Partes Interessadas do Projeto – Dirigente do Órgão, Líder, Responsáveis pelas Ações, monitores.

Entrada(s):

 – PAP (Informações das Partes Interessadas)

Descrição:

 – Gerar e distribuir as informações sobre o andamento do projeto às partes interessadas. A distribuição das informações faz parte do gerenciamento das expectativas dos envolvidos e contribui para a boa comunicação das informações do projeto.

Saída(s):

 – Informações sobre o Projeto

 Processo 2.7. Efetuar Prestação de contas

Objetivo:

 Efetuar a prestação de contas do termo pactuado ( convênio, termo de parceria, acordo de cooperação ).

Entrada(s):

 – Relatório de prestação de contas efetuado pelo convenente segundo acordo firmado, legislação vigente e as regras pactuadas com o concedente.

Descrição:

Apresentação pelo convenente dos anexos e documentos pertinentes aoconvênio firmado, sistematizados sob a forma de processo e submetidosà apreciação do órgão concedente para aprovação ou não dos gastos realizados.

Prestar contas significa demonstrar a correta e regular aplicação dos recursos. Para tanto, não basta ao administrador público comprovar a execução do objeto, ele deve demonstrar, também, que o realizou com os recursos destinados para tal e com obediência às normas legais aplicáveis à matéria. Essa é a essência do dever de prestar contas.

Saída(s):

– Prestação de Contas realizada

– Prestação de Contas aprovada

 Processo 1.1:Elaborar o Plano de Ação do Projeto

 Objetivo:

 Realizar o planejamento do Projeto

 Entrada(s):

– Plano Plurianual (PPA)

– Contratos existentes

– Normas, Diretrizes e Leis relacionadas

 Descrição:

 O Plano de Ação do Projeto é o documento principal produzido ao final deste processo. Ele conterá informações relativas ao Gerenciamento do Escopo, Tempo, Custos e Recursos Humanos para o Projeto.

 Saída(s):

 – Plano de Ação do Projeto – PAP

 Processo 1.1.1. Definir o Escopo 

 Objetivo:

 Definir o que o Projeto irá fazer, quais serão as entregas, e as etapas para sua execução

 Entrada(s):

 – Requisitos do Projeto e dos Produtos (entregas)

 Descrição:

 Processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. Para realizar o detalhamento do escopo é necessário decompor as informações em partes menores no intuito de se obter um melhor entendimento sobre o escopo do projeto. Caso necessário pode ser criada uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP) para se ter uma melhor compreensão do escopo. A EAP nada mais é do que uma estrutura hierárquica do trabalho a ser realizado para a entrega do projeto.

 Saída(s):

 -PAP atualizado com informações de escopo, entregas e etapas (Linha de Base do Escopo – Primeiro planejamento definido para o Escopo do Projeto).

 Processo 1.1.2. Elaborar o Cronograma 

 Objetivo:

 Adicionar informações sobre etapas, datas e marcos que reflitam o período de realização das ações do projeto.

 Entrada(s):

– PAP (com informações do Escopo)

– Informações de Disponibilidade de Recursos

 Descrição:

Processo responsável por:

– Seqüenciar as atividades;

– Estimar durações e recursos necessários;

Definir os Marcos do Projeto (Pontos de Controle)

  Saída(s):

 – PAP atualizado com informações do Cronograma (Linha de Base do Cronograma – Primeiro planejamento definido para o Cronograma do Projeto).

 Processo 1.1.3. Planejar Custos 

 Objetivo:

 Estimar e detalhar os custos das etapas.

  Entrada(s):

 – PAP (com informações do Escopo e Cronograma)

 Descrição:

 Processo de desenvolvimento de uma estimativa dos recursos financeiros necessários para executar as atividades do projeto. A estimativa destes recursos deve ser realizada com o auxílio de especialistas, ou através de estimativas análogas a projetos semelhantes.

 Saída(s):

 – PAP atualizado com o Orçamento do Projeto (Linha de Base dos Custos – Primeiro planejamento definido para os Custos do Projeto).

 Processo 1.1.4. Definir a Equipe 

 Objetivo:

 Definir a Equipe do Projeto.

  Entrada(s):

 – Lista de Superintendências e Órgãos envolvidos na execução do projeto

  Descrição:

 Processo de escolha das pessoas que realizarão as entregas previstas no escopo.

 Saída(s):

 – PAP atualizado com informações da Equipe inicial.

Processo 1.2. Consolidar o Plano de Ação do Projeto

Objetivo:

Consolidar e Formalizar o Plano de Ação do Projeto

Entrada(s):

– PAP (completamente preenchido com informações de escopo, tempo, custos e recursos humanos)

 Descrição:

A elaboração do Plano de Ação do Projeto pode sofrer mudanças durante sua elaboração para adequar a possíveis novas realidades do projeto. Para tanto, ao final, é necessário que todos os envolvidos estejam de acordo com o plano desenhado. O Plano então é aprovado em uma reunião inicial do projeto (Kick-off) para iniciar-se a execução.

Saída(s):

– PAP aprovado.